e-Arxiu, nou servei d'administració electrònica per a les universitats catalanes

 

L'1 de febrer s'ha inaugurat oficialment el servei d'arxiu digital, que permet a les universitats preservar documents digitals garantint la seva integritat, confidencialitat i accessibilitat a llarg termini, i conservant la seva validesa jurídica.
 

La inauguració del servei ha tingut lloc a les instal·lacions del propi Centre de Serveis Científics i Acadèmics de Catalunya (CESCA), en un acte presidit per Antoni Castellà, secretari d'Universitats i Recerca, acompanyat de Francesc Xavier Grau, president de l'ACUP, de Daniel Serra de la Figuera, vicerector d'Economia, Recursos d'Informació i Relacions Institucionals de la Universitat Pompeu Fabra (UPF), de Joan Olivares, director gerent del Consorci AOC, i de Miquel Huguet, director del CESCA.

Com a president de l'ACUP, Grau ha comentat l'impuls dels serveis d'administració electrònica en el marc del Llibre Blanc de la Universitat de Catalunya per aprofitar les economies d'escala i augmentar l'eficiència en la gestió conjunta. Ha afirmat que "la posada en marxa d'aquest servei és una gran fita ja que suposa un pas endavant dins dels serveis d'administració electrònica a la universitat", com ara la facturació electrònica, la notificació telemàtica, la votació electrònica (e-Vot) i el registre d'entrada i sortida (e-Registre), entre altres. Grau ha destacat també els beneficis de treballar de forma consorciada, una metodologia "on es redueix temps d'implantació dels serveis, es comparteixen experiències i s'estalvien esforços i despeses"

A continuació, el director del CESCA ha comentat que e-Arxiu és el tercer servei posat en marxa al CESCA en el marc dels serveis d'administració electrònica impulsats conjuntament amb l'ACUP, després d'e-Vot i e-Registre. El desenvolupament d'e-Arxiu, ha explicat, s'ha realitzat en dues fases en paral·lel. D'una banda, a finals de 2010 es va iniciar la implantació al CESCA d'una instància del programari iArxiu per a les universitats, que ha estat validada i auditada pel Consorci AOC. De l'altra, s'han desenvolupat tres mòduls, dos per a la integració de le eina amb els gestors documentals implantats a les universitats (Alfresco i Documentum) i un tercer mòdul que els permet la interacció amb iArxiu. Aquesta arquitectura permetrà la integració de nous gestors documentals de forma més senzilla i també facilitarà l'evolució i el manteniment del servei.

Tot seguit, la responsable de l'Arxiu de la UPF, Eva Roca, ha iniciat el procés d'introducció del primer expedient d'aquesta universitat, i ha estat el vicerector de la UPF qui ha finalitzat el procés. Serra de la Figuera ha explicat que e-Arxiu és "un gran avenç per la Universitat atès que ens permet la preservació dels documents electrònics amb plenes garanties d'autenticitat i intel·ligibilitat, completant el conjunt dels requeriments normatius per la implantació de l'e-administració en la nostra Universitat. Poder desenvolupar aquest servei en col·laboració de l'ACUP i el CESCA ens ha estalviat molts recursos".

Joan Olivares ha explicat la col·laboració que hi ha hagut des del Consorci AOC amb la cessió del programari d'iArxiu, en el que es basa una part important d'aquest nou servei, i del que destaca "la seva capacitat de garantir la perdurabilitat de la documentació en matèria electrònica". De fet, la col·laboració amb les universitats per desenvolupar-hi l'administració electrònica ja s'havia produït anteriorment amb la cessió d'altres programaris, com l'ERES, per al servei de registre d'entrada i sortida. Per a Olivares, "la cooperació és l'única eina que permet respondre a més necessitats amb menys recursos".

En la seva intervenció, Antoni Castellà ha comentat la necessitat actual d'aquest tipus de col·laboració que aporta beneficis com ara potenciar i racionalitzar l'ús de les TIC en els sistemes universitari i de recerca. Castellà ha subratllat el fet que "les universitats es van avançar en cercar el consorci de serveis electrònics en un moment en què el context no era delicat" i que "avui dia, en una situació de finances públiques complexes com l'actual hem d'avançar cap a un servei més eficaç". Per a Castellà, l'administració i les universitats públiques "hem de buscar més eficàcia en termes de servei i més eficiència en termes de costos econòmics". El secretari d'Universitats i Recerca ha felicitat a l'ACUP i al CESCA per la posada en marxa d'aquest servei, entitat amb qui ha afirmat s'avançarà en els propers mesos en la gestió de projectes de l'àmbit de les TIC.