e-Archivo, nuevo servicio de administración electrónica para las universidades catalanas

El 1 de febrero se inauguró oficialmente el servicio de archivo digital, que permite a las universidades preservar documentos digitales garantizando su integridad, confidencialidad y accesibilidad a largo plazo, y conservando su validez jurídica.

La inauguración del servicio ha tenido lugar en las instalaciones del propio Centre de Serveis Científics i Acadèmics de Catalunya (CESCA), en un acto presidido por Antoni Castellà, Secretario de Universidades e Investigación, acompañado de Francesc Xavier Grau, Presidente de la ACUP, de Daniel Serra de la Figuera, Vicerrector de Economía, Recursos de Información y Relaciones Institucionales de la Universitat Pompeu Fabra (UPF), de Joan Olivares, Director Gerente del Consorci AOC, y de Miquel Huguet, Director del CESCA.

Como Presidente de la ACUP, Grau ha comentado el impulso de los servicios de administración electrónica en el marco del Libro Blanco de la Universidad de Catalunya para aprovechar las economías de escala y aumentar la eficiencia en la gestión conjunta. Ha afirmado que "la puesta en funcionamiento de este servicio es un gran hito que supone un paso adelante dentro de los servicios de administración electrónica en la universidad", como la facturación electrónica, la notificación telemática, la votación electrónica (e-Voto) y el registro de entrada y salida (e-Registro), entre otros. Grau ha destacado también los beneficios de trabajar de forma consorciada, una metodología "donde se reduce tiempo de implantación de los servicios, se comparten experiencias y se ahorran esfuerzos y gastos".

A continuación, el Director del CESCA ha comentado que e-Archivo es el tercer servicio puesto en funcionamiento en el CESCA en el marco de los servicios de administración electrónica impulsados conjuntamente con la ACUP, después de e-Voto y e-Registro. El desarrollo de e-Archivo, ha explicado, se ha realizado en dos fases en paralelo. Por un lado, a finales de 2010 se inició la implantación en el CESCA de una instancia del software iArxiu para las universidades, que ha sido validada y auditada por el Consorci AOC. Por el otro, se han desarrollado tres módulos, dos para la integración de la herramienta con los gestores documentales implantados en las universidades (Alfresco y Documentum) y un tercer módulo que les permite la interacción con iArxiu. Esta arquitectura permitirá la integración de nuevos gestores documentales de forma más sencilla y también facilitará la evolución y el mantenimiento del servicio.

Seguidamente, la responsable del Archivo de la UPF, Eva Roca, ha iniciado el proceso de introducción del primer expediente de esta universidad, y ha sido el Vicerrector de la UPF quien ha finalizado el proceso. Serra de la Figuera ha explicado que e-Archivo es "un gran avance para la Universidad dado que nos permite la preservación de los documentos electrónicos con total garantía de autenticidad e inteligibilidad, completando el conjunto de los requisitos normativos para la implantación de la e-administración en nuestra Universidad. Poder desarrollar este servicio en colaboración de la ACUP y el CESCA nos ha ahorrado muchos recursos".

Joan Olivares ha explicado la colaboración que ha habido desde el Consorci AOC con la cesión del software de iArxiu, en el que se basa una parte importante de este nuevo servicio, y del que destaca "su capacidad de garantizar la perdurabilidad de la documentación en materia electrónica". De hecho, la colaboración con las universidades para desarrollar la administración electrónica ya se había producido anteriormente con la cesión de otros software, como el ERES, para el servicio de registro de entrada y salida. Para Olivares, "la cooperación es la única herramienta que permite responder a más necesidades con menos recursos".

En la su intervención, Antoni Castellà ha comentado la necesidad actual de este tipo de colaboración que aporta beneficios como potenciar y racionalizar el uso de las TIC en los sistemas universitario y de investigación. Castellà ha subrayado el hecho que "las universidades se avanzaron en buscar el consorcio de servicios electrónicos en un momento en que el contexto no era delicado" y que "hoy día, en una situación de finanzas públicas complejas como la actual hemos de avanzar hacia un servicio más eficaz". Para Castellà, la administración y las universidades públicas "hemos de buscar más eficacia en términos de servicio y más eficiencia en términos de costes económicos". El Secretario de Universidades e Investigación ha felicitado a la ACUP y al CESCA por la puesta en funcionamiento de este servicio, entidad con quien ha afirmado se avanzará en los próximos meses en la gestión de proyectos del ámbito de las TIC.